من خلال دراسة الوضع القائم للوثائق الإدارية الجارية بالإدارات العامة للجامعة وكلياتها أمكن التوصل إلى النتائج التالية: أ ـ في إطار التنظيم الإداري لحفظ الوثائق الإدارية الجارية: تطبيق الأسلوب التنظيمي اللامركزي لحفظ الوثائق الإدارية ليس على مستوى الإدارات العامة والكليات فحسب بل حتى على مستوى المكاتب الإدارية داخل الإدارة العامة أو داخل إدارة الكلية، دون أدنى رقابة على عمليات الحفظ للوثائق داخل تلك المكاتب أو الأقسام الإدارية، ولقد ترتب على تطبيق هذا الأسلوب ما يلي ـ تكرار وازدواجية الوثائق الإدارية الصادرة سواء كانت على مستوى الإدارة العامة أم على مستوى إدارة الكلية، حيث تصل نسبة تكرار النسخ للوثيقة الإدارية الصادرة ما بين ثلاث إلى خمس نسخ. تواجد نوعية من العاملين غير المتفرغين لأعمال حفظ الوثائق الإدارية الجارية وعدم درايتهم بالعمليات التي تتطلبها الوثائق الإدارية الجارية كالتصنيف ـ والفرز ـ والترحيل ـ والإتلاف، وما شابه ذلك من عمليات. تكرار وازدواجية أوعية الحفظ ومعداتها كالملفات Box file والأرفف والدواليب الخشبية والمعدنية وخزانات حفظ الملفات الشخصية داخل المكاتب الإدارية بالنسبة إلى جميع الإدارات العامة والكليات بالجامعة، الأمر الذي أدى إلى زيادة في التكاليف المالية وزيادة في أماكن حفظ هذه المعدات. تكدس وتضخم ملفات Box file التي يتم حفظ الوثائق الإدارية بداخلها، حيث وصل عدد تلك الملفات داخل مكتب التعاون الثقافي إلى 150 ملفاً. ب ـ في إطار عمليات الإعداد الفني للوثائق الإدارية الجارية: عدم وجود خطة واحدة لتنظيم واسترجاع الوثائق الإدارية في جميع الإدارات العامة والكليات الجامعة، مما أدى إلى تنظيم كل من الإدارة العامة أو إدارة الكلية وثائقها وملفاتها بالطريقة المناسبة للعمل بها دون التنسيق مع الإدارات الأخرى. اعتمدت الإدارات العامة والكليات في تصنيف وثائقها على التصنيف الاسمي دون مراعاة لكيفية الرجوع إلى الوثائق مستقبلاً، وأدى هذا التصنيف غير المناسب إلى عدم الحصول على الوثيقة المطلوبة في بعض الأحيان. ضياع وقت العمل في البحث عن الوثيقة. تأخير وتقديم المعلومات الإدارية لمتخذي القرارات في الإدارة العليا للجامعة مما يترتب عليه تعقد وبطء المعاملات التي تقدمها الجامعة للمستفيدين. عدم وضوح مفاهيم ومصطلحات التصنيف والفهرسة وجداول مدد استبقاء الوثائق وغيرها من أعمال الوثائق الإدارية الجارية بالنسبة للقائمين بأعمال حفظ الوثائق الإدارية بمكاتب المحفوظات نظراً لغياب البرامج التدريبية للعاملين ولعدم وجود متخصصين في مجال الأرشيف. اعتمدت معظم مكاتب المحفوظات في الإدارات العامة والكليات على سجلات الصادر والوارد في استرجاع الوثائق الإدارية من الملفات Box file مما أدى إلى بطء في استرجاع تلك الوثائق. أعدت بعض الإدارات العامة والكليات بالجامعة التي تحتفظ بملفات شخصية سواء أكانت تلك الملفات خاصة بالأساتذة أو الطلبة أو العاملين، سجلات سجلت فيها أسماء أصحاب الملفات الشخصية وفقاً للترتيب الهجائي لأسماء الملفات مع تخصيص أرقام لتلك الأسماء، ولقد استخدمت تلك السجلات لاسترجاع الملفات الشخصية من خزانات معدنية. اعتمدت معظم الإدارات العامة والكليات في إعداد العمليات الفنية لوثائقها على اجتهادات فردية وغير علمية ودون دراسات مسبقة لنشاطات وظائف تلك الإدارات والكليات. جـ ـ في إطار القوى العاملة المسؤولة عن أعمال الحفظ للوثائق الإدارية الجارية: تعاني الإدارات العامة للجامعة وكلياتها من عدم وجود أمناء مؤهلين مدربين تدريباً عالياً على أعمال حفظ الوثائق الإدارية، فأغلب أمناء مكاتب المحفوظات في تلك الإدارات والكليات من حملة المؤهلات المتوسطة ودون المتوسطة، كما أنهم غير متفرغين أصلاً لرئاسة مكاتب المحفوظات نظراً لقيامهم بأعمال شؤون إدارية لتلك الإدارة أو الكلية، مما أدى إلى قصور كبير في الخدمات الأرشيفية. افتقار العاملين في مكاتب المحفوظات بالإدارات العامة للجامعة وكلياتها إلى البرامج التدريبية في مجال حفظ واسترجاع الوثائق الإدارية. عدم وجود تخطيط سليم لبرامج الدورات التدريبية من قِبل الإدارة العليا للجامعة، فبالرغم من قيام الإدارة العليا بدورات تدريبية للرفع من كفاءة العاملين بالجامعة بصفة عامة وللعاملين بمكاتب المحفوظات بصفة خاصة، إلاّ أن الدورات التدريبية لعاملين بتلك المكاتب اقتصرت على دورات تدريبية قصيرة في مجالين اللغة الإنجليزية والحاسوب. د ـ في إطار أماكن حفظ الوثائق الإدارية والظروف البيئية: عدم كفاية أماكن الحفظ الحالية للمحفوظات الخاصة بمعظم الإدارات العامة والكليات، فمثال في الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية ترتب على ضيق الحيز المكاني لمكتب محفوظاتها حفظ وثائقها وملفاتها في أماكن الممرات والطرقات بمبنى الدور الثاني للإدارة العامة للجامعة مما جعلها عرضة للحشرات القارضة وللتقلبات المناخية. كما أجبر ضيق الحيز المكاني لمكاتب المحفوظات بالإدارات العامة والكليات إلى حفظ وثائقها وملفاتها في أماكن متعددة: فتارة تحفظ في الأجزاء العليا لمكاتب المحفوظات أو مخازن ملحقة بها، وتارة يتم حفظها داخل المكاتب الإدارية التابعة لإدارة الكلية مثل كلية الآداب، إدارة المسجل العام للجامعة. حفظ الوثائق الإدارية الجارية داخل ملفات Box file موضوعة فوق أرفف مفتوحة في جميع مكاتب المحفوظات بالإدارات العامة والكليات مما يجعل تلك الوثائق عرضةً للأتربة الضارة، كما أن ضخامة كمية الوثائق التي تحفظ في ملف Bix file يجعل عملية نقل الملف للرجوع إليه صعبة. حفظ الملفات الشخصية سواء أكانت للطلبة أو الأساتذة أو العاملين داخل خزانات معدنية ذات أدراج سحابة بدون الملفات المعلقة يعرضها إلى الثني والتمزق، مثل مكتب المحفوظات بكلية الهندسة، ومكتب محفوظات الإدارة العامة لشؤون أعضاء هيأة التدريـس. تكدّس الوثائق والملفات وتعرّضها للتلف والتمزق نتيجة لعدم توفير الاشتراطات الصحية للمحافظة على الوثائق والملفات، فدرجة الرطوبة ودرجة الحرارة وقلة التهوية وقلة الإضاءة الطبيعية الكافية والأتربة، كلها ظروف بيئية تعاني منها مكاتب المحفوظات بالإدارات العامة للجامعة وكلياتها . لم تزود معظم مكاتب المحفوظات بالإدارات العامة والكليات بأجهزة إنذار الحريق أو أدوات الإطفاء التي تمثل أهمية كبيرة للمحافظة على سلامة الوثائق والملفات من أخطار الحريـق . إن المعدات المستخدمة في حفظ الوثائق الإدارية الجارية والملفات الشخصية بالإدارات العامة والكليات، هي دواليب معدنية وخشبية متهالكة، بعض الأرفف مفتوحة، كذلك الخزانات الحديدية ذات أربعة أدراج سحابة معظمها غير صالحة للاستعمال. عدم وجود نظام تكييف هواء يحافظ على مستوى درجة الحرارة والرطوبة . عدم الاهتمام بوضع خطة لصيانة الوثائق الإدارية التي تعاني من مشكلات كالرطوبة والحرارة والأتـربـة . عدم وجود نظام تكييف هواء يحافظ على مستوى درجة الحرارة والرطوبة. عدم الاهتمام بوضع خطة لصيانة الوثائق الإدارية التي تعاني من مشكلات كالرطوبة والحرارة والأتربة. هـ ـ في اللوائح المنظمة لعمليات الفرز والترحيل والإتلاف: قصور مواد اللائحة الصادرة عن وزارة المالية بشأن النظام المالي للدولة ( لائحة الميزانية والحسابات والمخازن )، نظراً لانسحابه على الوثائق المالية بالدرجة الأولى وصعوبة تطبيقها على الأنواع الأخرى من الوثائق، كما أن تلك اللائحة حددت مدة إتلاف المستندات ذات القيمة بخمس سنوات، في حين أن تلك المستندات قد تتفاوت مدد استبقائها ما بين الإتلاف فوراً لانتهاء العمل بها أو تُحفَظ حفظاً مستديماً لقيمتها التاريخية. قصور القانون رقم ( 2 ) لسنة 1983 بشأن الآثار والمتاحف والوثائق، حيث لاتزال مواده حتى الآن قاصرة عن مواكبة المفهوم الحديث للأرشيف. عدم وجود معايير ثابتة لتقييم وتحديد العمر الزمني للوثائق، مما يترتب عليه عدم معرفة ما يلي: الوثائق الإدارية النشطة لاستمرار العمل في الجامعة من الوثائق الإدارية شبه النشطة. الوثائق القانونية التي يتم حفظها لمدة معينة. الوثائق المالية التي يحتفظ بها لمدد معينة. الوثائق غير الضرورية التي يتم الاستغناء عنها فور استخدامها، وذلك نظراً لعدم وجود جداول مدد استبقاء الوثائق. الاعتماد على اجتهادات فردية للعاملين بمكاتب المحفوظات في الإدارات العامة والكليات في تحديد مدة استبقاء الوثائق الإدارية داخل مكتب المحفوظات حيث كانت مدة استبقاء بعض المكاتب الأخرى ثلاث سنوات، بالإضافة إلى أن عملية استبقاء الوثائق الإدارية داخل مكتب المحفوظات لبعض الإدارات غير محددة بمدة معينة. عدم وجود مركز للحفظ الوسيط بالجامعة تُرحَّل إليه الوثائق التي قل نشاطها في الإدارات العامة والكليات مما يساعد على التخفيف من تكدسها في تلك الإدارات والكليات. عدم اتباع برنامج لجرد مستندات الملفات الشخصية للتعرف على مدى أهمية وجدوى من عملية حفظ تلك المستندات، مما ترتب عليه تكدس المستندات داخل الملفات الشخصية بشكل يعوق استرجاع المعلومات من تلك الملفات. تصور صلاحيات دار الوثائق بمصلحة الآثار في الإشراف والرقابة على أعمال حفظ الوثائق الإدارية الجارية داخل الأمانات والمؤسسات والشركات.
عثمان امحمــد صالح الطبــولـي(2006)

قلة الوعي لما تقدمه المكتبة من خدمات من قبل المستفيدين وتدنى الخدمات المقدمة بالمكتبة واعتماد المنهج الدراسي على التلقين وتصوير المناهج حد من إستفاده الطلبة من المكتبة الإستفادة الأمثل وعدم الوعي من قبل أعضاء هيئة التدريس بأهمية المكتبة في العملية التعليمية. النقص الكبير في العاملين المؤهلين بالمجال في المكتبات الجامعية مما عكس سلباً على خدمات المكتبة من ضعف في المجموعات إلى قصور في الخدمات وحتى أبسط الموجودات في المكتبة من فهارس وغيره لم تكن موجودة وإن وجد الموظف المؤهل فهو غير معد مهنياً. عدم تفعيل التدريب والتدريب المستمر ورفع الكفاءة للعاملين في المكتبات وحتى إن وجدت فمردودها غير ظاهر. عدم وجود سياسة لتنمية المجموعات حيث تتم عملية الاختيار دون ضوابط وأسس محددة مما يعكس مجموعات ضعيفة وغير متوازنة ومتكررة ولا تخدم البحث والدراسة بالجامعة بصورة كبيرة. تفتقر المكتبات الجامعية إلى التعاون فيما بينها سواء في تبادل المعلومات أو تبادل المطبوعات بالرغم من أن هذا النوع من التعاون يزيد من مقتنيات المكتبة ويوفر بعض احتياجاتها. يلاحظ القصور الشديد في الخدمات كالإحاطة الجارية والبث الإنتقائى للمعلومات والتكشيف والفهرسة والترجمة وخدمات تعليم استخدام المكتبة أو التعليم الببليوغرافى كما يسميه البعض بالرغم من أهميتها بل وبعضها من أساسيات أي مكتبة عدم الإستفادة من التكنولوجيا الحديثة للمعلومات الأمر الذي يضمن الدقة والسرعة في وصول المعلومة للمستفيد حيث يشاء وفي أي وقت يشاء .
ناصر امبارك الشيبانى(2008)

من خلال الدراسة الميدانية للمكتبات الأكاديمية الطبية بشعبية طرابلس وعلى ضوء ما سبق عرضه في الفصول السابقة يمكن تلخيص النتائج التي توصلت إليها الدراسة في النقاط التالية: أولاً: المباني والأثاث والتجهيزات: افتقار مباني المكتبات (موضوع الدراسة) إلى المواصفات والمعايير العالمية حيث إن مساحات مباني هذه المكتبات غير كافية لتقديم الخدمة على الأقل لـ 25% من جمهور المستفيدين منها، بالإضافة إلى أن معظم مباني هذه المكتبات لا تتسع لمجموعاتها الحالية ولا تسمح بالإضافات الجديدة. بعد بعض المكتبات عن مواقع الدراسة وتجمع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس (مكتبة كلية الطب البشري – مكتبة كلية الصيدلة)، فضلاً عن أن بعض هذه المكتبات قد احتلت الدور العلوي من المبنى، مما يشكل ذلك صعوبة في استخدام المكتبة بالنسبة للمستفيدين. تعاني أغلب مباني المكتبات (موضوع الدراسة) من عدم توفر التهوية الجيدة بالإضافة إلى عدم كفاية الإضاءه الطبيعية والصناعية ببعض مباني المكتبات. افتقار بعض المكتبات (موضوع الدراسة) إلى أنواع معينة من الأثاث كصناديق الفهارس، وحاملات الدوريات، وعربات الكتب، إلى جانب عدم كفاية قطع الأثاث (المناضد – المقاعد) لأعداد المستفيدين من هذه المكتبات. تفتقر معظم المكتبات (موضوع الدراسة) إلى العديد من التجهيزات الهامة والتي تساعد على تقديم الخدمات للمستفيدين كالهواتف وآلات التصوير والحاسبات الآلية. ثانياً: القوى العاملة: أظهرت الدراسة أن جميع المكتبات الأكاديمية الطبية لا يوجد لديها دليل خاص للعمل يوصف الوظائف الإدارية والفنية التي ينبغي أن يقوم بها كل موظف بالمكتبة. تفتقد مكتبة المعهد العالي الصحي إلى أمين مكتبة مؤهل ومتخصص في مجال المكتبات والمعلومات ولديه الخبرة والقدرة على إدارة مكتبة أكاديمية طبية. معظم أمناء المكتبات (موضوع الدراسة) لم توضع لهم البرامج التي تعمل على تدريبهم وتوعيتهم بأحدث التطورات في مجال تكنولوجيا المعلومات واستخدامها في المكتبات. تعاني أغلب المكتبات من نقص في القوى العاملة المهنية المتخصصة في مجال المكتبات والمعلومات وذلك حسب ما نصت عليه المعايير العالمية. عدم توفر الإخصائيين الموضوعيين والمترجمين من حملة المؤهلات الجامعية وذلك في جميع المكتبات (موضوع الدراسة)، كما تفتقر إلى المساعدين والكتبة من حملة المؤهلات المتوسطة وذلك في جميع المكتبات. عدم تنظيم برامج ودورات تدريبية مهنية متخصصة للقوى العاملة الحالية في معظم المكتبات (موضوع الدراسة) بالرغم من أهمية مثل هذه البرامج في تحسين كفاءة العاملين وزيادتها بتلك المكتبات ثالثاً: بناء المجموعات وتنميتها: عدم وجود سياسة مكتوبة وموثقة لبناء المجموعات وتنميتها بجميع المكتبات (موضوع الدراسة). إن عدم وجود سياسة مكتوبة أدى إلى أن عملية الاختيار في بعض المكتبات تتم عن طريق إدارة الكليات أو أعضاء هيئة التدريس، ولا يلعب أمناء المكتبات أي دور في عملية اختيار المجموعات. هناك قصور في توفير أدوات الاختيار بأنواعها المختلفة في أغلب المكتبات (موضوع الدراسة). لا يوجد بجميع المكتبات أقسام للتزويد تتولى تَسَلُّم ما يرد إلى المكتبة من أوعية المعلومات، وتنظيم عملية الإهداء، وتعد السجلات المختلفة الخاصة برصيد المكتبة من مواد المعلومات المختلفة، وغيرها من الوظائف الأخرى لقسم التزويد تعاني مكتبات جامعة الفاتح من توقف عملية التزويد في الدوريات، وبالتالي فإن محتوياتها من الدوريات قديمة مما أضطر بعض هذه المكتبات إلى استبعاد جميع الأعداد القديمة والراكدة من عناوين الدوريات المتوفرة بها، إضافة إلى ذلك فإن التزويد في هذه المكتبات مقتصراً على الكتب فقط. تعاني أغلب المكتبات من عدم وجود سجلات خاصة بالهدايا التي ترد إلى بعض المكتبات (موضوع الدراسة)، كما أظهرت الدراسة عدم وجود أي برامج للتبادل فيما بينها، أو بينها وبين باقي المكتبات الطبية الأخرى، كالجامعات الليبية أو المؤسسات والمراكز العلمية ذات العلاقة. عدم اهتمام بعض المكتبات بعملية تنقية المجموعات المتوفرة بها واستبعاد بعضاً منها وإحلالها بمواد أخرى رابعاً: المجموعات: تعاني المكتبات الأكاديمية الطبية ضعفاً في حجم المجموعات التي تشكل رصيدها، حيث أظهرت الدراسة تدني نصيب الطالب من المجموعات مقارنة بما أشارت إليه المعايير العالمية. عدم تنوع مواد المعلومات بالمكتبات (موضوع الدراسة) حيث تفتقر جميع المكتبات إلى الكتب المرجعية كالقواميس والأطالس الطبية والموسوعات وغيرها، بالإضافة إلى عدم توفر المواد غير المطبوعة كالمواد السمعية والبصرية والأقراص المكتنزة في أغلب المكتبات، فضلاً عن أن بعض هذه المكتبات تفتقر إلى الدوريات والرسائل الجامعية والمواد المكتبية الأخرى. أظهرت الدراسة بأن مجموعات المكتبات قد تركزت على المواد الورقية التقليدية وخاصة الكتب التي احتلت المركز الأول من مقتنيات المكتبات (موضوع الدراسة)، بنسبة 77. 4%، يليها الدوريات بنسبة 20. 8%، ثم الرسائل الجامعية والمواد السمعية والبصرية والأقراص المكتنزة والكتيبات والنشرات ومشاريع التخرج بنسبة 1. 69 %. لا وجود لأقسام المراجع وأقسام الدوريات بجميع المكتبات (موضوع الدراسة) بإستثناء مكتبة كلية الطب البشري ومكتبة كلية الصيدلة حيث يتوفر في كل من هاتين المكتبتين قسم خاص بالدوريات . خامساً: العمليات الفنية واستخدام التقنية: لا يوجد بجميع المكتبات (موضوع الدراسة) قسم خاص بالعمليات الفنية . عدم وجود أي نوع من أنواع الفهارس بمكتبة المعهد العالي الصحي، حيث تبين أن هذه المكتبة لاتستخدم التقنينات العالمية لفهرسة مجموعاتها. أظهرت الدراسة أن فهرس العناوين هو أكثر الفهارس استخداماً في أغلب المكتبات (موضوع الدراسة). عدم اكتمال الفهارس المتوفرة بالمكتبات، حيث تبين أنه لم تعد بطاقات فهرسة للعديد من الكتب الموجودة على الأرفف، وبالعكس. نظام التصنيف المستخدم في أغلب المكتبات الأكاديمية الطبية هو نظام تصنيف ديوي العشري وإن اختلفت الطبعات المستخدمة من مكتبة إلى أخرى، أما مكتبة مجلس التخصصات الطبية فإنها تستخدم نظام تصنيف المكتبة القومية الطبية. تواجه المكتبات التي تستخدم نظام تصنيف ديوي العشري صعوبات عند تصنيف مجموعاتها نظراً لعدم توفر الطبعات الحديثة من هذا النظام بتلك المكتبات. الدوريات لا تلقى إهتماماً من جانب بعض المكتبات (موضوع الدراسة) من حيث فهرستها وتصنيفها، أما الرسائل الجامعية والمواد غير المطبوعة وغيرها من المواد المكتبية الأخرى فقد تبين أن جميع المكتبات لا تقوم بالمعالجة الفنية لهذه المواد. تستخدم مكتبة مجلس التخصصات الطبية نظام CDSISIS لتنظيم مجموعاتها واسترجاعها بكل سرعة وسهولة، أما باقي المكتبات (موضوع الدراسة) لا تستخدم التقنية في عملياتها الإدارية. سادساً: الخدمات والأنشطة: اتضح أن الخدمات التي تقدمها أغلب المكتبات (موضوع الدراسة) تنحصر في الخدمات التقليدية المباشرة المتمثلة في خدمة الإعارة والخدمة المرجعية التي لا تتوفر إلا في بعض هذه المكتبات. ويمكن أن يستثنى من هذه المكتبات مكتبة مجلس التخصصات الطبية، حيث تقدم هذه المكتبة بالإضافة إلى خدمة الإعارة، خدمات التصوير، وخدمات الإنترنت. مكتبة كلية الطب البيطري لا تقوم بتقديم خدمة الإعارة الخارجية لطلبة الكلية، وذلك يرجع إلى أن العاملين يعانون من صعوبات في توقيع الغرامات على الطلبة المخالفين الذين لا يرجعون الكتب مما أدى ذلك إلى إلغاء هذه الخدمة. تتوفر الخدمة المرجعية في مكتبتين فقط من المكتبات (موضوع الدراسة) وهي تفتقر إلى مجموعة متنوعة من الكتب المرجعية، وإلى أقسام خاصة بالخدمة المرجعية، بالإضافة إلى عدم توفر أخصائي بتلك المكتبات. إن عدم توفر المقومات الأساسية التي تبنى عليها الخدمات الحديثة في جميع المكتبات (موضوع الدراسة) التي تتمثل في القوى العاملة المؤهلة والمدربة والكافية لخدمة مجتمع المستفيدين منها، وأيضاً الدعم المالي الذي يفي باحتياجات المكتبات من مواد المعلومات والتجهيزات الحديثة، كل ذلك ساهم في افتقار المكتبات الأكاديمية الطبية إلى خدمات المعلومات الحديثة كالخدمة المرجعية وخدمات التكشيف والاستخلاص وخدمات الترجمة وخدمات الإحاطة الجارية وغيرها من خدمات المعلومات المتطورة. عدم قيام أغلب المكتبات (موضوع الدراسة) بالأنشطة الثقافية المختلفة بالرغم من أهمية هذه الأنشطة في التعريف بالمكتبة وخدماتها، باستثناء مكتبة كلية الطب البشري، ومكتبة مجلس التخصصات الطبية حيث تقومان بين الحين والآخر بتنظيم وإقامة المعارض. أظهرت الدراسة عدم وجود تعاون بين بعض المكتبات (موضوع الدراسة) التي تخدم نفس المجال الطبي كمكتبات كلية الطب البشري والمعهد العالي الصحي ومجلس التخصصات الطبية، كذلك لا يوجد تعاون بين المكتبات وبين باقي المؤسسات الطبية الأخرى ذات العلاقة، باستثناء مكتبة مجلس التخصصات الطبية حيث اتضح أن هناك تعاوناً قائماً بينها وبين مكتبات المستشفيات المتواجدة بالجماهيرية العظمى .
هالة حســــن الــزروق(2007)