"من خلال دراسة واقع الحال للوثائق الإدارية للشركات المستهدفة في الدراسة، والمراحل التي مرت بها، لتحقيق كل ما تتيحه التقنيات الحديثة للأرشفة الإلكترونية، في تسهيل إجراءات تنظيم الوثائق الإدارية وحفظها واسترجاعها بهذه الشركات، توصلت الدراسة إلى عدد من النتائج عدم وجود وصف وظيفي وتحديد مؤهلات للعاملين بإدارة الوثائق. غياب الوعي بأهمية الوثائق الإدارية والدور الذي تقوم به إدارات الوثائق لحفظ الأوراق الرسمية. تدني مستوى العمل في مجال إدارة الوثائق الإدارية، حيث إن العاملين في مجال الوثائق بالشركات المستهدفة غير متخصصين في مجال إدارة الوثائق الإدارية، حيث بلغت النسبة ( 100%). قلة الدورات التدريبية في مجال إدارة الوثائق والحاسب الآلي، حيث إن الفئة التي أتيح لها التدريب من مجموع العاملين في مجال الوثائق بالشركات المستهدفة لا تتجاوز( 28. 2%). عدم وجود مخططات وبرامج للتدريب المستمر قبل وأثناء الخدمة للعاملين بإدارة الوثائق الإدارية في الشركات، كانت الدورات المقدمة عشوائية، ومقتصرة أغلبها على اللغة الإنجليزية وكيفية استخدام الحاسوب. التخبط الملحوظ في المركزية واللامركزية لواقع الحفظ والاسترجاع للوثائق الإدارية في كل شركة. عدم وجود معايير ثابتة لتقييم العمر الزمني للوثائق وتحديده، مما ترتب عليه عدم معرفة الوثائق النشطة من الوثائق غير النشطة. تعدد أنظمة تصنيف الوثائق في الشركات المستهدفة وفهرستها، وضعف المعرفة بأصولها؛ حيث إن تصنيف الوثائق وفهرستها يجري على أساس الخبرة المتوارثة والاجتهادات الفردية. عدم وجود تشريعات تضمن حق كيفية التعامل مع الوثائق الإدارية من ناحية الفرز، والترحيل، والإتلاف تبعاً للأهمية والحاجة إليه. تقوم أغلب الإدارات في الشركات المستهدفة بحفظ وثائقها الإدارية الجارية بشكل دائم، ورغم الأعباء الناتجة عن هذا الأسلوب، نجد أن نسبة كبيرة من هذه الإدارات تحفظ وثائقها بأساليب تقليدية، وهذا راجع إلى تكاسل العاملين في مجال إدارة الوثائق عن أداء دورهم بصورة صحيحة. التمسك بالوثائق الورقية على الرغم من الثورة التكنولوجية في مجال إدارة الوثائق. وهذا يدل على انخفاض مستوى التطور التكنولوجي لدى الشركات. عدم تطبيق أنظمة المعلومات على جميع إدارات الشركات وأقسامها، واقتصر تطبيقها على أقسام معينة. رغبة المديرين ورؤساء الأقسام في تطوير المنظومات المحلية بكوادر محلية ذات مستوى عال من الكفاءة، وإحلالها محل المنظومات المستوردة. Abstract
 Divisions are administrative documents of the institutions of a fertile fields for application of technology، what is produced from the control and care of administrative documents and preserve them from damage and loss، through the digitization and processing mechanism databases open to thbeneficiaries. Despite the importance of these departments، it did not take the right attention and care of by the administrative institutions Jamahiriya. Therefore this study addressed the role of information systems in the ongoing management of administrative documents، taking some of the oil companies targeted sample; The study aims to shed light on the reality of the departments of administrative documents through the use of information systems in the archival and retrieval of administrative documents in progress، the researcher adopted the descriptive approach using analytical method; to achieve the set objectives and answer the questions raised. The study resulted in a number of the most important results was the absence of awareness of the concept of administrative documents and the role they play، the lack of legislation to terms of conservation، deportation and destruction، lack of training in the management of documents and computers. And set out a number of recommendations، notably the need to include management of information and computer systems analysts and specialists in the field of computer and specialists in the field of libraries and information of these items be from within، working mainly out، linking all information systems are integrated information system through which management، organization and archiving of all documents Management، with the technological developments in the field of management and archiving of documents.
فاطمة عبد العزيز الماوي(2009)

من خلال الدراسة الميدانية للمكتبات الأكاديمية الطبية بشعبية طرابلس وعلى ضوء ما سبق عرضه في الفصول السابقة يمكن تلخيص النتائج التي توصلت إليها الدراسة في النقاط التالية: أولاً: المباني والأثاث والتجهيزات: افتقار مباني المكتبات (موضوع الدراسة) إلى المواصفات والمعايير العالمية حيث إن مساحات مباني هذه المكتبات غير كافية لتقديم الخدمة على الأقل لـ 25% من جمهور المستفيدين منها، بالإضافة إلى أن معظم مباني هذه المكتبات لا تتسع لمجموعاتها الحالية ولا تسمح بالإضافات الجديدة. بعد بعض المكتبات عن مواقع الدراسة وتجمع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس (مكتبة كلية الطب البشري – مكتبة كلية الصيدلة)، فضلاً عن أن بعض هذه المكتبات قد احتلت الدور العلوي من المبنى، مما يشكل ذلك صعوبة في استخدام المكتبة بالنسبة للمستفيدين. تعاني أغلب مباني المكتبات (موضوع الدراسة) من عدم توفر التهوية الجيدة بالإضافة إلى عدم كفاية الإضاءه الطبيعية والصناعية ببعض مباني المكتبات. افتقار بعض المكتبات (موضوع الدراسة) إلى أنواع معينة من الأثاث كصناديق الفهارس، وحاملات الدوريات، وعربات الكتب، إلى جانب عدم كفاية قطع الأثاث (المناضد – المقاعد) لأعداد المستفيدين من هذه المكتبات. تفتقر معظم المكتبات (موضوع الدراسة) إلى العديد من التجهيزات الهامة والتي تساعد على تقديم الخدمات للمستفيدين كالهواتف وآلات التصوير والحاسبات الآلية. ثانياً: القوى العاملة: أظهرت الدراسة أن جميع المكتبات الأكاديمية الطبية لا يوجد لديها دليل خاص للعمل يوصف الوظائف الإدارية والفنية التي ينبغي أن يقوم بها كل موظف بالمكتبة. تفتقد مكتبة المعهد العالي الصحي إلى أمين مكتبة مؤهل ومتخصص في مجال المكتبات والمعلومات ولديه الخبرة والقدرة على إدارة مكتبة أكاديمية طبية. معظم أمناء المكتبات (موضوع الدراسة) لم توضع لهم البرامج التي تعمل على تدريبهم وتوعيتهم بأحدث التطورات في مجال تكنولوجيا المعلومات واستخدامها في المكتبات. تعاني أغلب المكتبات من نقص في القوى العاملة المهنية المتخصصة في مجال المكتبات والمعلومات وذلك حسب ما نصت عليه المعايير العالمية. عدم توفر الإخصائيين الموضوعيين والمترجمين من حملة المؤهلات الجامعية وذلك في جميع المكتبات (موضوع الدراسة)، كما تفتقر إلى المساعدين والكتبة من حملة المؤهلات المتوسطة وذلك في جميع المكتبات. عدم تنظيم برامج ودورات تدريبية مهنية متخصصة للقوى العاملة الحالية في معظم المكتبات (موضوع الدراسة) بالرغم من أهمية مثل هذه البرامج في تحسين كفاءة العاملين وزيادتها بتلك المكتبات ثالثاً: بناء المجموعات وتنميتها: عدم وجود سياسة مكتوبة وموثقة لبناء المجموعات وتنميتها بجميع المكتبات (موضوع الدراسة). إن عدم وجود سياسة مكتوبة أدى إلى أن عملية الاختيار في بعض المكتبات تتم عن طريق إدارة الكليات أو أعضاء هيئة التدريس، ولا يلعب أمناء المكتبات أي دور في عملية اختيار المجموعات. هناك قصور في توفير أدوات الاختيار بأنواعها المختلفة في أغلب المكتبات (موضوع الدراسة). لا يوجد بجميع المكتبات أقسام للتزويد تتولى تَسَلُّم ما يرد إلى المكتبة من أوعية المعلومات، وتنظيم عملية الإهداء، وتعد السجلات المختلفة الخاصة برصيد المكتبة من مواد المعلومات المختلفة، وغيرها من الوظائف الأخرى لقسم التزويد تعاني مكتبات جامعة الفاتح من توقف عملية التزويد في الدوريات، وبالتالي فإن محتوياتها من الدوريات قديمة مما أضطر بعض هذه المكتبات إلى استبعاد جميع الأعداد القديمة والراكدة من عناوين الدوريات المتوفرة بها، إضافة إلى ذلك فإن التزويد في هذه المكتبات مقتصراً على الكتب فقط. تعاني أغلب المكتبات من عدم وجود سجلات خاصة بالهدايا التي ترد إلى بعض المكتبات (موضوع الدراسة)، كما أظهرت الدراسة عدم وجود أي برامج للتبادل فيما بينها، أو بينها وبين باقي المكتبات الطبية الأخرى، كالجامعات الليبية أو المؤسسات والمراكز العلمية ذات العلاقة. عدم اهتمام بعض المكتبات بعملية تنقية المجموعات المتوفرة بها واستبعاد بعضاً منها وإحلالها بمواد أخرى رابعاً: المجموعات: تعاني المكتبات الأكاديمية الطبية ضعفاً في حجم المجموعات التي تشكل رصيدها، حيث أظهرت الدراسة تدني نصيب الطالب من المجموعات مقارنة بما أشارت إليه المعايير العالمية. عدم تنوع مواد المعلومات بالمكتبات (موضوع الدراسة) حيث تفتقر جميع المكتبات إلى الكتب المرجعية كالقواميس والأطالس الطبية والموسوعات وغيرها، بالإضافة إلى عدم توفر المواد غير المطبوعة كالمواد السمعية والبصرية والأقراص المكتنزة في أغلب المكتبات، فضلاً عن أن بعض هذه المكتبات تفتقر إلى الدوريات والرسائل الجامعية والمواد المكتبية الأخرى. أظهرت الدراسة بأن مجموعات المكتبات قد تركزت على المواد الورقية التقليدية وخاصة الكتب التي احتلت المركز الأول من مقتنيات المكتبات (موضوع الدراسة)، بنسبة 77. 4%، يليها الدوريات بنسبة 20. 8%، ثم الرسائل الجامعية والمواد السمعية والبصرية والأقراص المكتنزة والكتيبات والنشرات ومشاريع التخرج بنسبة 1. 69 %. لا وجود لأقسام المراجع وأقسام الدوريات بجميع المكتبات (موضوع الدراسة) بإستثناء مكتبة كلية الطب البشري ومكتبة كلية الصيدلة حيث يتوفر في كل من هاتين المكتبتين قسم خاص بالدوريات . خامساً: العمليات الفنية واستخدام التقنية: لا يوجد بجميع المكتبات (موضوع الدراسة) قسم خاص بالعمليات الفنية . عدم وجود أي نوع من أنواع الفهارس بمكتبة المعهد العالي الصحي، حيث تبين أن هذه المكتبة لاتستخدم التقنينات العالمية لفهرسة مجموعاتها. أظهرت الدراسة أن فهرس العناوين هو أكثر الفهارس استخداماً في أغلب المكتبات (موضوع الدراسة). عدم اكتمال الفهارس المتوفرة بالمكتبات، حيث تبين أنه لم تعد بطاقات فهرسة للعديد من الكتب الموجودة على الأرفف، وبالعكس. نظام التصنيف المستخدم في أغلب المكتبات الأكاديمية الطبية هو نظام تصنيف ديوي العشري وإن اختلفت الطبعات المستخدمة من مكتبة إلى أخرى، أما مكتبة مجلس التخصصات الطبية فإنها تستخدم نظام تصنيف المكتبة القومية الطبية. تواجه المكتبات التي تستخدم نظام تصنيف ديوي العشري صعوبات عند تصنيف مجموعاتها نظراً لعدم توفر الطبعات الحديثة من هذا النظام بتلك المكتبات. الدوريات لا تلقى إهتماماً من جانب بعض المكتبات (موضوع الدراسة) من حيث فهرستها وتصنيفها، أما الرسائل الجامعية والمواد غير المطبوعة وغيرها من المواد المكتبية الأخرى فقد تبين أن جميع المكتبات لا تقوم بالمعالجة الفنية لهذه المواد. تستخدم مكتبة مجلس التخصصات الطبية نظام CDSISIS لتنظيم مجموعاتها واسترجاعها بكل سرعة وسهولة، أما باقي المكتبات (موضوع الدراسة) لا تستخدم التقنية في عملياتها الإدارية. سادساً: الخدمات والأنشطة: اتضح أن الخدمات التي تقدمها أغلب المكتبات (موضوع الدراسة) تنحصر في الخدمات التقليدية المباشرة المتمثلة في خدمة الإعارة والخدمة المرجعية التي لا تتوفر إلا في بعض هذه المكتبات. ويمكن أن يستثنى من هذه المكتبات مكتبة مجلس التخصصات الطبية، حيث تقدم هذه المكتبة بالإضافة إلى خدمة الإعارة، خدمات التصوير، وخدمات الإنترنت. مكتبة كلية الطب البيطري لا تقوم بتقديم خدمة الإعارة الخارجية لطلبة الكلية، وذلك يرجع إلى أن العاملين يعانون من صعوبات في توقيع الغرامات على الطلبة المخالفين الذين لا يرجعون الكتب مما أدى ذلك إلى إلغاء هذه الخدمة. تتوفر الخدمة المرجعية في مكتبتين فقط من المكتبات (موضوع الدراسة) وهي تفتقر إلى مجموعة متنوعة من الكتب المرجعية، وإلى أقسام خاصة بالخدمة المرجعية، بالإضافة إلى عدم توفر أخصائي بتلك المكتبات. إن عدم توفر المقومات الأساسية التي تبنى عليها الخدمات الحديثة في جميع المكتبات (موضوع الدراسة) التي تتمثل في القوى العاملة المؤهلة والمدربة والكافية لخدمة مجتمع المستفيدين منها، وأيضاً الدعم المالي الذي يفي باحتياجات المكتبات من مواد المعلومات والتجهيزات الحديثة، كل ذلك ساهم في افتقار المكتبات الأكاديمية الطبية إلى خدمات المعلومات الحديثة كالخدمة المرجعية وخدمات التكشيف والاستخلاص وخدمات الترجمة وخدمات الإحاطة الجارية وغيرها من خدمات المعلومات المتطورة. عدم قيام أغلب المكتبات (موضوع الدراسة) بالأنشطة الثقافية المختلفة بالرغم من أهمية هذه الأنشطة في التعريف بالمكتبة وخدماتها، باستثناء مكتبة كلية الطب البشري، ومكتبة مجلس التخصصات الطبية حيث تقومان بين الحين والآخر بتنظيم وإقامة المعارض. أظهرت الدراسة عدم وجود تعاون بين بعض المكتبات (موضوع الدراسة) التي تخدم نفس المجال الطبي كمكتبات كلية الطب البشري والمعهد العالي الصحي ومجلس التخصصات الطبية، كذلك لا يوجد تعاون بين المكتبات وبين باقي المؤسسات الطبية الأخرى ذات العلاقة، باستثناء مكتبة مجلس التخصصات الطبية حيث اتضح أن هناك تعاوناً قائماً بينها وبين مكتبات المستشفيات المتواجدة بالجماهيرية العظمى .
هالة حســــن الــزروق(2007)

من المؤمل أن تكون نتائج الدراسة الحالية عونا وتبصره لمتخذي القرار: مرت ثورة المعلومات بتطورات عديدة اثرت على نوعية خدمات المعلومات المقدمة وظهور أنواع جديدة مثل الإحاطة الجارية والبث الإنتقائى للمعلومات وخدمة البحث والإسترجاع على الخط المباشر. لتقنية المعلومات دور إيجابى فى تحقيق البرامج التنموية وسياسة المعلومات فى عصر المعلوماتية مرت الجماهيرية العظمى كغيرها من الدول بمراحل متباينة فى مجال إستخدام تقنية المعلومات والإتصالات التى بدورها ساهمت فى تطوير المجتمع العربى الليبي. أدرك قطاع الإتصال الخارجى والتعاون الدولى مدى أهمية تقنية المعلومات والإتصالات فى تقديم خدمات المعلومات وذلك من خلال وضع خطة لمشروع تركيب شبكة الحواسيب من أجل تسهيل إنسياب وتدفق المعلومات إلى كافة الإدارات والأقسام. مستوى الخدمات المكتبية بمكتبة قطاع اللجنة الشعبية العامة للاتصال الخارجي والتعاون الدولي كان )ضعيفاً( بمتوسط حسابي يساوي ( 1. 49 ). مستوى خدمات المعلومات بمكتبة قطاع اللجنة الشعبية العامة للاتصال الخارجي والتعاون الدولي كان )ضعيفاً( بمتوسط حسابي يساوي (1. 40). مستوى خدمات الإنترنت بقطاع اللجنة الشعبية العامة للاتصال الخارجي والتعاون الدولي كان )ضعيفاً ) بمتوسط حسابي يساوي (1. 49). مستوى خدمات المعلومات باللجنة الشعبية العامة للاتصال الخارجي والتعاون الدولي بشكل عام كان (ضعيفا) بمتوسط حسابي يساوي (1. 49). تأكد صحة وقبول الفرضية الفرعية الأولى "إن مستوى الخدمات المكتبية بمكتبة القطاع في اللجنة الشعبية العامة للاتصال الخارجي والتعاون الدولي لا يرتقي إلى مستوى التقدم في هذا المجال" من خلال استخدام اختبار ( t ) عند مستوى معنوية (α=0. 05). تأكد صحة وقبول الفرضية الفرعية الثانية"إن مستوى خدمات المعلومات بمكتبة القطاع باللجنة الشعبية العامة للاتصال الخارجي والتعاون الدولي ليـس بالمـستوى الأمثل" من خلال استخدام اختبار (t) عند مستوى معنوية (α = 0. 05). تأكد صحة وقبول الفرضية الفرعية الثالثة "إن مستوى خدمات الإنترنت في اللجنة الشعبية العامة للاتصال الخارجي والتعاون الدولي لا يمثل مستوى الطموح التقني " من خلال استخدام اختبار (t) عند مستوى معنوية (α=0. 05). تـأكـد صحة وقبول الفرضية الرئيسية "إن مستوى الخدمات المعلوماتية باللجنة الشعبية العامة للاتصال الخارجي والتعاون الدولي لا يتناسب ومستوى التقدم في مجال المعلومات" من خلال استخدام اختبار (t) تحت مستوى معنوية (α=0. 05) نقص الأثاث المكتبي والتجهيزات كان من أهم العوامل التي تحول دون الإفادة من خدمات مكتبة القطاع باللجنة الشعبية العامة للاتصال الخارجي والتعاون الدولي بوسط حسابي مرجح يساوي (7. 98). نقص الخبرة المكتبية كان أقل العوامل أهمية التي تحول دون الإفادة من خدمات مكتبة القطاع بوسط حسابي مرجح يساوي (4. 42).
مـحـمــد الـهـادي الـدرهـوبى(2010)